Как учесть расходы работника на покупку материалов?

Добрый день! Работаю в бюджете, ОСНО. У меня такой вопрос сотрудник на личные деньги купил краску в кабинет в декабре, принес чек в феврале. Директор разрешил оплатить расходы. Я должна к учету принять краску. Какой датой делать приход? И как оформить данную операцию?